支部の文書管理・決裁に関する申し合わせ
雪氷学会北海道支部の文書管理・決裁に関する申し合わせ
- 文書管理
- 文書管理担当者
- 文書管理担当者は庶務担当理事が行う。
- 文書管理担当者は、下記の項目を行う。
文書発行・文書収受・文書番号管理・公印管理
- ただし、事業に係わる文書については文書発行・文書収受を、文書管理担当者に代わって当該事務を分掌された理事、その他関係者が行うことができる。
- 作成文書
- 文書の作成は当該事務を分掌された理事、その他関係者が行う。
- 様式・体裁の統一その他のため、文書作成者と文書管理担当者で打合せを行い、必要に応じて修正を行う。
- 対外的に発行する公文書は支部長名で発行する。
- 発行文書には文書番号および発行日をつける。但し付記が慣例となっていない文書、および付記が適当でないものなどは文書管理担当者の判断で付記を省略できる。
- 文書番号は「雪氷北支△△○○」とし、△△には発行年度の西暦下2桁、○○には発行年度毎の累番を振る。ただし、適当でない場合は文書番号の体裁を文書管理担当者の判断で変更できる。
- 文書の発行及び収受
- 文書の発行は紙媒体あるいは電磁的記録(電子ファイル)によって行う。
- 文書の収受は紙媒体あるいは電磁的記録(電子ファイル)によって行う。なお、電磁的記録(電子ファイル)による場合も、紙媒体と同様の効力が生じるものとして取り扱う。
- 文書保存
- 収受した文書、発行した文書の控えの保存期限は5カ年を経過した年度末までとする。
ただし、文書管理担当者の判断で保存期限を延長することができる。
- 文書の保存は電磁的記録(電子ファイル)によることができるものとする。また紙媒体による原本をスキャンして電磁的記録とすることも可能とする。
- 電磁的記録が存在する場合は紙媒体の原本は保存期限にかかわらず処分できるものとする。
- 文書決裁
- 決裁区分
文書の決裁者は庶務担当理事とする。ただし、次の手続きを経なければいけない。
| 項目 | 必要な手続き | 必要な合議 |
|---|
| 委員の委嘱に係わる文書 | 委嘱先の決定は総会、理事会、
支部長の決定による。 | |
事業(支部が主体的に係わるもの)に
係わる文書
例)実行委員の委嘱、講演の依頼
| 事業実施は年度事業計画
もしくは理事会決定による。 | 担当理事 |
事業の後援・協賛に係わる文書
(金銭的負担を伴わないもの) | 後援・協賛の可否は支部長承認による。 | |
| 経営的判断が求められるもの | 理事会もしくは支部長の決定 | |
支部の意見表明を行うもの
(軽微もしくは定型的なものを除く) | 理事会もしくは支部長の決定 | |
上記において支部長の判断に時間かかる場合は、副支部長が代決できる。
(2019年4月11日 支部理事会決定)
